Kako pratiti usluge koje za vas obavlja druga firma?

U ovom primeru naručilac usluga obezbeđuje Dispatch ASAP firmi koja za njega obavlja poslove.

Firma koja pruža usluge koristi aplikaciju za svakodnevnu organizaciju rada, dok naručilac dobija pregled realizacije usluga koje plaća. Pre početka rada dogovaraju se način pristupa i podaci koje obe strane treba da vide.

Dispečer otvara posao, određuje lokaciju, vrstu aktivnosti i zaposlenog ili tim koji treba da ga izvrši.

Zaposleni dobija obaveštenje na telefonu, otvara zadatak i vidi šta treba da uradi.

Tokom rada evidentiraju se potrebne aktivnosti, utrošeno vreme, a po potrebi i komentari, fotografije ili dokumenti.

Podaci tako nastaju tokom samog rada, umesto da se naknadno prikupljaju iz telefonskih razgovora, poruka i Excel tabela.

Najviše pažnje posvetili smo mobilnoj aplikaciji, jer zaposleni koji obavljaju usluge upravo preko nje komuniciraju sa sistemom.

Njihov posao je da čiste, održavaju, pakuju robu, obavljaju intervencije i izvršavaju druge usluge. Evidencija rada treba da im oduzme što manje vremena.

Zato smo mobilnu aplikaciju prilagodili tako da zaposleni dobiju obaveštenje o poslu, otvore zadatak i odmah vide šta treba da urade.

Na ekranu ih čeka sledeća potrebna akcija, bez komplikovanih menija i nepotrebnog unosa podataka.

Za zaposlene je to nekoliko jednostavnih koraka. Za dispečera i naručioca usluga, ti podaci predstavljaju pregled obavljenih poslova, utrošenog vremena i osnovu za kontrolu troškova.

Tokom meseca mogu se obaviti desetine ili stotine različitih poslova.

Dispatch ASAP omogućava da se evidentirane usluge grupišu po vrsti i pregledaju za izabrani period.

Na primer, mesečni pregled može da izgleda ovako:

U ovom pregledu sati su jedinica mere usluge. Evidentirana količina usluge u satima i trajanje rada ekipe predstavljaju različite podatke; pre obračuna treba dogovoriti šta se meri.

Za čišćenje industrijskog kruga evidentirano je 17 sati više od planiranog.

To ne mora da znači da je neko pogrešio. Možda je posao bio zahtevniji, bilo je dodatnih zahteva ili se tokom rada pojavila potreba za neplaniranim aktivnostima.

Zato je važno razlikovati evidentirani rad od sati koji se priznaju za obračun.

Ugovorom između naručioca i pružaoca usluga najčešće su definisane vrste poslova i njihove cene. Međutim, ugovor ne može uvek da predvidi sve situacije koje nastaju tokom svakodnevnog rada.

Loše planiranje, nepredviđene okolnosti, dodatni zahtevi ili vanredni poslovi mogu dovesti do toga da je za neku uslugu utrošeno više vremena nego što je prvobitno planirano.

Zbog toga ne mora svaki evidentirani rad automatski biti i priznat za naplatu. Kada postoje odstupanja, naručilac i pružalac usluga mogu da usaglase koliko sati se priznaje za obračun.

Na primer, ako je za čišćenje industrijskog kruga evidentirano 50 sati, a obe strane se dogovore da se priznaje 40, originalnih 50 sati ostaje u evidenciji kao zabeležen rad.

Takav dogovor treba posebno dokumentovati, uz razlog odstupanja i podatak o tome ko ga je potvrdio, kroz poslovni postupak koji obe strane prihvataju.

Tako postoje tri odvojene informacije:

Istorija rada se ne menja da bi odgovarala fakturi. Dogovor o obračunu predstavlja zasebnu poslovnu informaciju.

Ovde je opisan mogući postupak usaglašavanja između dve firme. Posebno evidentiranje priznatih sati u aplikaciji nije deo prikazanog toka Dispatch ASAP; dogovor se može voditi odvojeno, bez izmene izvorne evidencije rada.

Na taj način obe strane mogu da znaju šta je urađeno, šta je priznato za naplatu i zbog čega postoji razlika.

Firma koja izvršava poslove dobija sistem za organizaciju zaposlenih, raspoređivanje zadataka i evidenciju izvršenih aktivnosti.

Dispečer ima pregled otvorenih i završenih poslova, a zaposleni na telefonu vide ono što im je potrebno za rad.

Na kraju meseca već postoji evidencija na osnovu koje se mogu pripremiti izveštaji, bez ponovnog prepisivanja podataka.

Naručilac ima pregled poslova koji su obavljeni za njega, sa evidentiranim vremenom i informacijama potrebnim za proveru obračuna.

Može da uporedi planirane i evidentirane sate, proveri odstupanja i utvrdi na koje su aktivnosti utrošeni radni sati.

Ako su poznate ugovorene cene usluga, ti podaci mogu da posluže i kao osnova za kontrolu troškova i fakturisanja.

U ovom modelu softver može da finansira naručilac usluga, iako ga svakodnevno koristi firma koja te usluge obavlja.

Naručilac dobija pregled rada koji plaća, a pružalac usluga alat koji mu pomaže da organizuje svoje zaposlene i poslove.

Jedna firma obavlja posao, druga ga plaća, a obe imaju uvid u podatke koji su im potrebni.

Nije potrebno odmah uvoditi Dispatch ASAP u celo poslovanje.

Dovoljno je odabrati jednu vrstu usluga ili manji tim i isprobati aplikaciju u svakodnevnom radu.

Tako se može videti kako zaposleni prihvataju aplikaciju, koliko im vremena oduzima evidencija i kako se dobijeni podaci uklapaju u postojeći način organizacije i obračuna usluga.